Datenschutzhinweise

Aus aktuellem Anlass: Das Seniorenbüro ist verpflichtet, Ihre Anwesenheit in unseren Gruppen und Veranstaltungen zu dokumentieren. Dies dient Ihrem eigenen Schutz und soll eine schnelle Nachverfolgbarkeit möglicher Infektionsketten mit SARS-CoV-2 gewährleisten. Alles Wichtige dazu finden Sie in folgendem Informationsblatt:

Datenschutz

Mit den folgenden Informationen möchten wir Ihnen einen Überblick über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch das Seniorenbüro Hamburg e. V. und Ihre Rechte aus dem Datenschutzrecht geben. Welche Daten im Einzelnen verarbeitet und auf welche Weise genutzt werden, richtet sich maßgeblich nach den vereinbarten Dienstleistungen.

  • Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich und an wen können Sie sich wenden?
    Verantwortliche Stelle: 
    Seniorenbüro Hamburg e. V., Brennerstraße 90, 20099 Hamburg
    Sie erreichen unsere betriebliche Datenschutzbeauftragte Daniela Santema unter:
    Seniorenbüro Hamburg, Datenschutzbeauftragte
    Brennerstraße 90, 20099 Hamburg
    Telefon: 040 – 30399507
    E-Mail: orientierung@seniorenbuero-hamburg.de
  • Welche Daten verarbeiten wir und aus welchen Quellen stammen diese?
    Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die wir nur im Rahmen unserer Beratungs- und Vermittlungstätigkeiten von Ihnen als unseren Kunden erhalten.
    Dazu können relevante personenbezogene Daten gehören, z. B. Adressdaten, Geburtsdatum, biografische Daten, Hobbys und Interessen, berufliche Angaben und Informationen zur statistischen Auswertung.
  • Zu welchen Zwecken verarbeiten wir Ihre Daten und auf welcher Rechtsgrundlage?
    Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten im Einklang mit den Bestimmungen der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) zu verschiedenen Zwecken. Grundsätzlich kommen als Zwecke der Verarbeitung in Betracht: Die Verarbeitung zur Anbahnung oder Erfüllung von Vertragsverhältnissen (Art. 6 Abs. 1 b DSGVO), zur Wahrung berechtigter Interessen (Art. 6 Abs. 1 f DSGVO), aufgrund gesetzlicher Vorgaben (Art. 6 Abs. 1 c DSGVO) sowie aufgrund Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 a DSGVO). Konkret handelt es sich um die Beratung über ehrenamtliches Engagement, die Vermittlung in eine ehrenamtliche Tätigkeit und Informationen zu Angeboten für Menschen in der nachberuflichen Lebensphase.
  • Wer bekommt Ihre Daten?
    Innerhalb des Seniorenbüro Hamburg e. V. erhalten diejenigen Stellen Zugriff auf Ihre Daten, die diese zur Erfüllung unserer Beratungs-, Vermittlungs- und Informationstätigkeit brauchen. Dies sind ausschließlich haupt- und ehrenamtliche Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Seniorenbüro Hamburg e. V. Im Falle eines ehrenamtlichen Engagements in einer Gruppe oder Einrichtung des Seniorenbüros Hamburg e. V. erweitert sich der Personenkreis um die zuständigen Mitarbeiter*innen dieses Angebotes.
    Im Hinblick auf die Datenweitergabe an Empfänger außerhalb des Seniorenbüro
    Hamburg e. V. ist zunächst zu beachten, dass wir uns zur Verschwiegenheit verpflichten. Personenbezogene Daten geben wir nur weiter wenn Sie im Rahmen unserer Vermittlungstätigkeit eingewilligt haben, oder wenn gesetzliche Bestimmungen dies gebieten. Unter diesen Bedingungen können Empfänger dieser Daten beispielsweise Engagementeinrichtungen anderer Träger, öffentliche Stellen oder Versicherungen sein, die Daten aufgrund gesetzlicher Bestimmungen erhalten.
  • Werden Daten in ein Drittland oder an eine internationale Organisation übermittelt
    Eine Datenübermittlung in Drittstaaten findet nicht statt und ist nicht geplant.
  • Wie lange werden Ihre Daten gespeichert?
    Soweit erforderlich, verarbeiten und speichern wir Ihre personenbezogenen Daten für die Dauer der vereinbarten Dienstleistung, das heißt, bis eine Vermittlung stattgefunden hat oder die Daten durch Widerspruch von Ihnen von uns gelöscht werden. Je nach Einwilligung können die Daten zu Kommunikationszwecken bis auf Widerruf gespeichert bleiben, z. B. für weitere Vermittlungen, bei Anmeldungen zu Veranstaltungen oder für die Zusendung von Informationen oder Newsletter. Im Falle eines Engagements beim Seniorenbüro Hamburg e. V. speichern wir Ihre Daten für die Dauer Ihres Engagements. Nicht zustande gekommene Dienstleistungen werden sofort gelöscht.
  • Welche Datenschutzrechte haben Sie?
    Jede betroffene Person hat das Recht auf Auskunft nach Art. 15 DSGVO, das Recht auf Berichtigung nach Art. 16 DSGVO, das Recht auf Löschung nach Art. 17 DSGVO, das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DSGVO, das Recht auf Widerspruch aus Artikel 21 DSGVO sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit aus Art. 20 DSGVO. Beim Auskunftsrecht und beim Löschungsrecht gelten die Einschränkungen nach §§ 34 und 35 BDSG.
    Soweit die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zur Wahrnehmung unserer berechtigten Interessen gemäß Art. 6 Abs. 1 f DSGVO erfolgt, können Sie dieser Verarbeitung nach Maßgabe der gesetzlichen Vorgaben in Art. 21 DSGVO widersprechen. Bitte beachten Sie, dass der Widerruf erst für die Zukunft wirkt. Verarbeitungen, die vor dem Widerruf erfolgt sind, sind davon nicht betroffen. Der Widerspruch kann formfrei erfolgen und sollte möglichst an die verantwortliche Stelle unter Punkt 1 gerichtet werden.
    Darüber hinaus besteht ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO), wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten nicht rechtmäßig erfolgt. Das Beschwerderecht besteht unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs. Die für unser Unternehmen zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde ist der Hamburgische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit (HmbBfDI).

Datenschutzhinweise für Online-Meetings, Telefonkonferenzen und Webinare via „Zoom“

Wir möchten Sie nachfolgend über die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit der Nutzung von „Zoom“ informieren.

Zweck der Verarbeitung

Wir nutzen das Tool „Zoom“, um Telefonkonferenzen, Online-Meetings, Videokonfe-renzen und/oder Webinare durchzuführen (nachfolgend: „Online-Meetings“). „Zoom“ ist ein Service der Zoom Video Communications, Inc., die ihren Sitz in den USA hat.

Verantwortlichkeit

Verantwortlich für Datenverarbeitung, die im unmittelbaren Zusammenhang mit der Durchführung von „Online-Meetings“ steht, ist das Seniorenbüro Hamburg e.V.
Hinweis: Soweit Sie die Internetseite von „Zoom“ aufrufen, ist der Anbieter von „Zoom“ für die Datenverarbeitung verantwortlich. Ein Aufruf der Internetseite ist für die Nutzung von „Zoom“ jedoch nur erforderlich, um sich die Software für die Nutzung von „Zoom“ herunterzuladen.
Sie können „Zoom“ auch nutzen, wenn Sie die jeweilige Meeting-ID und ggf. weitere Zugangsdaten zum Meeting direkt in der „Zoom“-App eingeben.
Wenn Sie die „Zoom“-App nicht nutzen wollen oder können, dann sind die Basisfunk-tionen auch über eine Browser-Version nutzbar, die Sie ebenfalls auf der Website von „Zoom“ finden.

Welche Daten werden verarbeitet?

Bei der Nutzung von „Zoom“ werden verschiedene Datenarten verarbeitet. Der Um-fang der Daten hängt dabei auch davon ab, welche Angaben zu Daten Sie vor bzw. bei der Teilnahme an einem „Online-Meeting“ machen.

Folgende personenbezogene Daten sind Gegenstand der Verarbeitung:
Angaben zur benutzenden Person: Vorname, Nachname, Telefon (optional), E-Mail-Adresse, Passwort (zur Anmeldung), Profilbild (optional)
Meeting-Metadaten: Thema, Beschreibung (optional), Teilnehmer-IP-Adressen, Ge-räte-/Hardware-Informationen
Bei Aufzeichnungen (optional): MP4-Datei aller Video-, Audio- und Präsentations-aufnahmen, M4A-Datei aller Audioaufnahmen, Textdatei des Online-Meeting-Chats.
Bei Einwahl mit dem Telefon: Angabe zur eingehenden und ausgehenden Ruf-nummer, Ländername, Start- und Endzeit. Ggf. können weitere Verbindungsdaten wie z.B. die IP-Adresse des Geräts gespeichert werden.

Text-, Audio- und Videodaten: Sie haben ggf. die Möglichkeit, in einem „Online-Meeting“ die Chat-, Fragen- oder Umfragenfunktionen zu nutzen. Insoweit werden die von Ihnen gemachten Texteingaben verarbeitet, um diese im „Online-Meeting“ anzu-zeigen und ggf. zu protokollieren. Um die Anzeige von Video und die Wiedergabe von Audio zu ermöglichen, werden entsprechend während der Dauer des Meetings die Daten vom Mikrofon Ihres Endgeräts sowie von einer etwaigen Videokamera des Endgeräts verarbeitet. Sie können die Kamera oder das Mikrofon jederzeit selbst über die „Zoom“-Applikationen abschalten bzw. stummstellen.

Um an einem „Online-Meeting“ teilzunehmen bzw. den „Meeting-Raum“ zu betreten, müssen Sie zumindest Angaben zu Ihrem Namen machen.

Umfang der Verarbeitung

Wir verwenden „Zoom“, um „Online-Meetings“ durchzuführen. Wenn wir „Online-Meetings“ aufzeichnen oder Chatinhalte protokollieren wollen, werden wir Ihnen das im Vorwege transparent mitteilen und – soweit erforderlich – um eine Zustimmung bitten. Die Tatsache der Aufzeichnung wird Ihnen zudem in der „Zoom“-App ange-zeigt.
Im Falle von Webinaren können wir für Zwecke der Aufzeichnung und Nachbereitung von Webinaren auch die gestellten Fragen von Webinar-Teilnehmenden verarbeiten.
Wenn Sie bei „Zoom“ als Benutzer registriert sind, dann können Berichte über „Onli-ne-Meetings“ (Meeting-Metadaten, Daten zur Telefoneinwahl, Fragen und Antworten in Webinaren, Umfragefunktion in Webinaren) bis zu einem Monat bei „Zoom“ gespei-chert werden.
Eine automatisierte Entscheidungsfindung i.S.d. Art. 22 DSGVO kommt nicht zum Einsatz.

Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung

Soweit personenbezogene Daten von Mitarbeiter*innen des Seniorenbüro Hamburg e. V. verarbeitet werden, ist § 26 BDSG die Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung. Sollten im Zusammenhang mit der Nutzung von „Zoom“ personenbezogene Daten nicht für die Begründung, Durchführung oder Beendigung des Beschäftigungsverhält-nisses erforderlich, gleichwohl aber elementarer Bestandteil bei der Nutzung von „Zoom“ sein, so ist Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO die Rechtsgrundlage für die Datenver-arbeitung. Unser Interesse besteht in diesen Fällen an der effektiven Durchführung von „Online-Meetings“.
Im Übrigen ist die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung bei der Durchführung von „Online-Meetings“ Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO, soweit die Meetings im Rahmen von Vertragsbeziehungen durchgeführt werden.
Sollte keine vertragliche Beziehung bestehen, ist die Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO. Auch hier besteht unser Interesse an der effektiven Durchführung von „Online-Meetings“.

Empfänger / Weitergabe von Daten

Personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit der Teilnahme an „Online-Meetings“ verarbeitet werden, werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben, sofern sie nicht gerade zur Weitergabe bestimmt sind.
Weitere Empfänger: Der Anbieter von „Zoom“ erhält notwendigerweise Kenntnis von den o.g. Daten, soweit dies im Rahmen unseres Auftragsverarbeitungsvertrages mit „Zoom“ vorgesehen ist.

Datenverarbeitung außerhalb der Europäischen Union

„Zoom“ ist ein Dienst, der von einem Anbieter aus den USA erbracht wird. Eine Ver-arbeitung der personenbezogenen Daten findet damit auch in einem Drittland statt. Wir haben mit dem Anbieter von „Zoom“ einen Auftragsverarbeitungsvertrag ge-schlossen, der den Anforderungen von Art. 28 DSGVO entspricht.
Ein angemessenes Datenschutzniveau ist zum einen durch den Abschluss der sog. EU-Standardvertragsklauseln garantiert. Als ergänzende Schutzmaßnahmen haben wir ferner unsere Zoom-Konfiguration so vorgenommen, dass für die Durchführung von „Online-Meetings“ nur Rechenzentren in Deutschland und (systembedingt) in den USA genutzt werden.

Verantwortlichkeit und Kontakt

Kontakt der Datenschutzbeauftragten im Seniorenbüro Hamburg e. V.: 
orientierung@seniorenbuero-hamburg.de
Brennerstraße 90
20099 Hamburg
Tel.: 040 – 30399507

Verantwortlich für den Datenschutz im Seniorenbüro Hamburg e. V.: Ulrich Kluge

Ihre Rechte als Betroffene*r

Sie haben das Recht auf Auskunft über die Sie betreffenden personenbezogenen Daten. Sie können sich für eine Auskunft jederzeit an uns wenden.
Bei einer Auskunftsanfrage, die nicht schriftlich erfolgt, bitten wir um Verständnis da-für, dass wir ggf. Nachweise von Ihnen verlangen, die belegen, dass Sie die Person sind, für die Sie sich ausgeben.
Ferner haben Sie ein Recht auf Berichtigung oder Löschung oder auf Einschrän-kung der Verarbeitung, soweit Ihnen dies gesetzlich zusteht.
Schließlich haben Sie ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben.
Ein Recht auf Datenübertragbarkeit besteht ebenfalls im Rahmen der datenschutz-rechtlichen Vorgaben.

Löschung von Daten

Wir löschen personenbezogene Daten grundsätzlich dann, wenn kein Erfordernis für eine weitere Speicherung besteht. Ein Erfordernis kann insbesondere dann bestehen, wenn die Daten noch benötigt werden, um vertragliche Leistungen zu erfüllen, Ge-währleistungs- und ggf. Garantieansprüche prüfen und gewähren oder abwehren zu können. Im Falle von gesetzlichen Aufbewahrungspflichten kommt eine Löschung erst nach Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungspflicht in Betracht.

Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht, sich über die Verarbeitung personenbezogenen Daten durch uns bei einer Aufsichtsbehörde für den Datenschutz zu beschweren.

Änderung dieser Datenschutzhinweise

Wir überarbeiten diese Datenschutzhinweise bei Änderungen der Datenverarbeitung oder bei sonstigen Anlässen, die dies erforderlich machen. Die jeweils aktuelle Fas-sung finden Sie stets auf dieser Internetseite.

Stand: 15.11.2020